ВИНТ-СЕРВИС

Кейс внедрения Битрикс24 для компании

ВИНТ-СЕРВИС

«Винт-Сервис» — ремонт и комплексное техническое обслуживание винтовых компрессорных блоков любой сложности г.Санкт‑Петербург. С 2008 года мы отремонтировали более 3000 винтовых блоков всех ведущих производителей
компрессорной техники.

ПОДРОБНЕЕ

Описание кейса до начала работ

Ежедневно наша компания получает входящие обращения от клиентов через различные каналы связи. Это могут быть звонки на стационарный или мобильный телефоны, сообщения в WhatsApp и Telegram, а также запросы через виджет на сайте или формы обратной связи.

При поступлении заявки мы выясняем все необходимые детали у клиента, фиксируем информацию в записной книжке и заметках. Далее начинается процесс формирования договорной документации.

Каждый раз нам приходится:

Открывать шаблон договора в Microsoft Word
Вручную заполнять реквизиты клиента
Создавать приложения к договору с учетом специфики оборудования
Проверять корректность всех данных
Сохранять готовые документы в папке на компьютере с уникальным названием

В системе 1С мы также вводим данные о клиенте и заказе вручную, дублируя информацию из ранее подготовленных документов. Это занимает значительное количество времени и создает риск человеческого фактора при переносе данных между различными системами.

Особенно сложным является управление архивом документов: каждый файл нужно сохранять в определенной папке на ПК с соблюдением единой системы наименования. При большом потоке клиентов это становится настоящим вызовом для оперативного доступа к нужной информации.

Такая ручная обработка запросов и документации требует значительных временных затрат и не всегда позволяет быстро реагировать на запросы клиентов. Мы понимаем, что этот процесс нуждается в оптимизации, и рассматриваем возможности автоматизации для повышения эффективности нашей работы."

Резюмируем ситуацию без CRM

Человеческий фактор: риск ошибок и неточностей при ручной обработке данных

Ошибки при ручном вводе данных в разных системах (Word, 1С, папки на ПК) из-за необходимости многократного переноса информации.
Неверное сохранение документов или их потеря при несоблюдении единых правил организации файлов.
Неправильное оформление договоров и приложений, что может привести к юридическим проблемам и недопониманию с клиентами.

Утрата информации: отсутствие централизованного хранения данных

Запросы клиентов могут затеряться среди множества каналов связи (телефон, мессенджеры, формы на сайте), если они не фиксируются в единой системе.
Важные детали общения не фиксируются централизованно, что затрудняет доступ к истории взаимодействия для других сотрудников.
Риск потери документов при сбое системы или смене сотрудника, так как информация хранится локально или в разрозненных источниках.

Низкая эффективность: длительный и трудоемкий процесс документооборота

Дублирование действий при работе с несколькими системами (Word для договоров, 1С для учета, папки на ПК для хранения) замедляет выполнение задач.
Повторная проверка информации для каждого клиента требует дополнительного времени и увеличивает вероятность ошибок.
Медленное формирование документации из-за необходимости ручного заполнения шаблонов и адаптации их под каждого клиента.

Проблемы с отчетностью: сложности анализа и планирования бизнес-процессов

Сложность сбора статистики по клиентам и сделкам из-за отсутствия автоматизированных инструментов для анализа данных.
Отсутствие истории взаимодействия с клиентом в одном месте затрудняет оценку эффективности работы с каждым конкретным клиентом.
Невозможность оперативного анализа эффективности работы команды и принятия своевременных решений.

Масштабируемость: ограничения роста компании без автоматизации

При увеличении числа клиентов текущий процесс становится менее управляемым, что создает риск просрочек и ошибок.
Сложности в координации работы между сотрудниками из-за отсутствия единой платформы для обмена информацией.
Задержки в обработке запросов при росте нагрузки, что негативно влияет на качество обслуживания.

Клиентский опыт: снижение качества взаимодействия с клиентами

Возможность потери обращений или пропуска важных этапов работы из-за разобщенности каналов коммуникации.
Медленный ответ на запросы клиентов из-за ручной обработки информации и подготовки документов.
Нескоординированное взаимодействие с клиентом разными сотрудниками, что может привести к путанице и недовольству со стороны клиента.

Эти риски демонстрируют необходимость внедрения CRM-системы для повышения эффективности работы, улучшения качества обслуживания клиентов и обеспечения устойчивого развития компании.

ShevchenkO

Решение с помощью Битрикс24

Ведение клиентской базы

Все обращения новых клиентов попадают в раздел CRM - Лиды.

В лидах настроена автоматизация:

Разделение обращений по направлениям (Звонки, чаты и CRM формы)
Автоматическая отправка уникальной визитки клиенту после разговора (ООО ВИНТ-СЕРВИС, ФИО менеджера, контактные данные)
Уведомление о неотвеченных чатах и CRM формах в отдельный чат внутри Битрикс24

После первичной квалификации запроса лид конвертируется в сделку, компанию и связанный с ней контакт(ы)

Каждая сделка начинается с лида, но не каждый лид превращается в сделку.

коммуникации

Для коммуникаций с клиентами подключено множество каналов связи:

Корпоративная почта (С общим или частным доступом)
Телефония МегаФон (Сотовые телефоны или Мегафон Коммуникатор)
CRM формы (Размещаются на сайтах, внешних рекламных источниках)
Мессенджеры (WhatsApp, Онлайн-чат на сайте)
AVITO (Обращения клиентов в чат попадают в CRM и контакт-центр)

Все созвонки и диалоги с клиентами сохраняются в карточке лида, сделки, контакта, в случае необходимости менеджер может переслушать разговор с клиентом или отправить сообщение в мессенджер.

хранилище документов

После конвертации лида создаётся:

Сделка
Компания
Контакт

Для каждой сделки создаётся папка в виртуальном диске Б24, которая в свою очередь находится внутри папки компании. Все папки на виртуальном диске Б24 синхронизированы с локальным диском на ПК.
Документы, которые будут создаваться по ходу движения сделки, будут автоматически сохраняться: Папка компании = > Папка конкретной сделки. Ссылки на папки находятся внутри сделок и компаний.

Создание договора

При перемещении сделки на одноимённую стадию создаётся документ: «Договор оказания услуг № ***последовательный номер»

Для создания договора используются:

Реквизиты клиента (Их может быть несколько у одной компании)
Реквизиты нашей компании (Возможно выбрать от какого юридического лица будет заключён договор с клиентом)
В карточке сделки выбираются услуги, которые будет оказывать компания в рамках работы с тем или иным оборудованием. Услуги прописываются в «Приложении № ***последовательный номер»

СОздание счета на оплату

При перемещении сделки на одноимённую стадию создаётся документ «Счёт на оплату № ***последовательный номер»

Для работы со счетами предусмотрена следующая автоматизация:

Номера счетов на оплату синхронизированы с 1с Бухгалтерия
Расширенные настройки шаблона счёта на оплату
После генерации, счёт автоматически сохранятся в: Папка клиента => Папка сделки => «Счёт на оплату №»
Счёт сразу-же можно отправить клиент по почте или в мессенджер

прочие автоматизации

После принятия оплаты от килента сделка уходит в «производство». В рамках этапов производства, по сделке осуществляются:

Уведомление для бухгалтера о присоединении клиента к ЭДО
Уведомление механиков о том, что можно начинать ремонт оборудования
Контроль времени нахождения сделки на стадиях ремонта
Уведомление о необходимости подготовки закрывающих документов
Контроль запроса закрывающих документов у клиента
При закрытии сделки, опционально, запросить отзыв у клиента
(Яндекс Карты)

Синхронизация с 1с Бухгалтерия

Товары

В рамках данного проекта, практически каждый товар или услуга уникальны. В карточке сделке, в разделе Товары, сотрудник указывает: Наименование товара или услуги, артикул, описание, единицу измерения. Все данные синхронизируются с 1с Бухгалтерия.

счета на оплату

Счета на оплату в 1с Бухгалтерия и Битрикс24 синхронизированы, есть возможность открыть 1с и Б24 и наоборот, по средствам бэк офиса. Данные об оплате, создания реализации и УПД передаются из 1с в Б24, что упрощает менеджеру возможность отслеживать оплаты клиентов.

компании и контакты

Все созданные контрагенты и контактные лица на стороне Битрикс24, так же синхронизированы в 1с Бухгалтерия. Данные выгружаются в обе стороны, что позволяет всегда поддерживать актуальные данные о клиентах для менеджеров и бухгалтерии.

Результаты

Повышение эффективности работы с клиентами

Ускорена обработка входящих запросов благодаря автоматическому распределению лидов по направлениям и своевременным уведомлениям о неотвеченных чатах/формах. Полная история взаимодействия с каждым клиентом теперь доступна в единой карточке, что повышает качество обслуживания.

Оптимизация документооборота

Исключено дублирование данных при создании связанных объектов (сделка, компания, контакт). Внедрена четкая структура хранения документов через вложенные папки в Битрикс24 Диске, а также организован быстрый доступ к файлам через ссылки внутри карточек.

Автоматизация создания договоров и счетов

Сокращено время на подготовку документов: договоры и счета создаются автоматически при достижении определенных стадий сделки. Использование актуальных реквизитов из системы исключает ошибки, а интегрированные каналы связи позволяют оперативно отправлять документы клиентам.

Улучшение внутренних бизнес-процессов

Организован эффективный контроль производственного процесса через систему уведомлений (для бухгалтерии и механиков) и контроля времени нахождения сделки на стадиях. Автоматизирована работа с закрывающими документами и сбор обратной связи от клиентов через интеграцию с Яндекс Картами.

Централизация информации

Все коммуникации с клиентами (звонки, сообщения, почта) теперь сохраняются в единой карточке, обеспечивая полную прозрачность взаимодействия. Интеграция всех каналов продаж и сервисов позволяет легко отслеживать историю контактов, а синхронизация облачного и локального хранилищ гарантирует непрерывный доступ к данным.

Синхронизация с 1с Бухгалтерия

Достигнута полная синхронизация финансовых данных между Bitrix24 и 1С Бухгалтерией. Автоматический учет всех операций с первичными документами обеспечивает точность отчетности, а бухгалтер оперативно получает информацию о новых клиентах для электронного документооборота.

Отзывы

ДРУГИЕ КЕЙСЫ

Мы верим, что лучший способ показать эффективность нашего решения — это продемонстрировать реальные результаты. В этом разделе вы найдете подробные примеры того, как компании из разных отраслей использовали Битрикс24 для автоматизации бизнес-процессов, повышения производительности и увеличения прибыли.